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如何选择会议室

时间:2019-10-31 11:41       来源: 会议地图
  面对众多的酒店、会所以及其他的会议场地,会务工作人员应当如何选择合适的会议室呢?   一、制作会议室清单   即把收集到的会议场所制作一个清单表,是好在清单上简要注明酒店的条件好坏,这样便于对各个场所的比较和选择,便于筛选。   二、选择合适类型的会议室   依据酒店当地可提供的会议相关资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及整个会议的目的和与会者的喜好等因素来综合考虑。例如:是选择假型酒店还是商务型酒店?是选择市中心还是郊区?出入和交通是否便利?会议室所需要什么设备?会议室需要有多大?   三、根据会议类型来搭配会议室   例如:如果是表彰型会议或者奖励型会议就要有一定档次的会议室;如果是产品发布会就一定要有展厅的会议场所;如果是记者招待会就需要会议室宽阔。   四、信息汇总   整理以上信息来对比分析,如果大概条件都适合的情况下,同时报价也较合理,则准备合同去现场参观,同一个区内的会议场地可以一个时间挨着去。   五、去现场实地考察   这里提几点注意事项:   1、是好与能做决策的人主管人员洽谈,以便洽谈成功后交易;   2、酒店客满的时候不要去参见,以便不给酒店带来不便;   3、最好在酒店建议的日期去参观;   4、观测另一家酒店作为“备选”。   会务人员在选择会议场地时,一定要选择综合条件最佳的会议场地,不能顾此失彼。